Menurut Presiden, Dokumen Pemilihan (Dokpil) adalah dokumen yang ditetapkan oleh Pokja Pemilihan/Pejabat Pengadaan/Agen Pengadaan yang memuat informasi dan ketentuan yang harus ditaati oleh para pihak dalam pemilihan Penyedia. Dokumen Pemilihan terdiri atas Dokumen Kualifikasi; dan Dokumen Tender/Seleksi/Penunjukan Langsung/Pengadaan Langsung. Ketentuan lebih lanjut mengenai Dokpil ditetapkan dengan Peraturan Kepala Lembaga dalam hal ini adalah Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah nomor 12 tahun 2021 tentang Pedoman pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah melalui penyedia (PLKPP 12/21). Pokja (Kelompok Kerja) Pemilihan adalah sumber daya manusia yang ditetapkan oleh kepala Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa (UKPBJ) untuk mengelola pemilihan Penyedia. Pokja bertugas melaksanakan persiapan dan pelaksanaan pemilihan Penyedia kecuali e-Purchasing dan Pengadaan Langsung dan dalam melaksanakan tugasnya dapat dibantu oleh tim ahli atau tenaga ahli. UKPBJ adalah unit kerja di Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah (K/L/PD) yang menjadi pusat keunggulan Pengadaan Barang/Jasa. Pejabat Pengadaan (PP) adalah pejabat administrasi/pejabat fungsional/personel yang bertugas melaksanakan Pengadaan Langsung, Penunjukan Langsung, dan/atau e-Purchasing. Pengadaan Langsung Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya adalah metode pemilihan untuk mendapatkan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai paling banyak Rp. 200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah). Sedangkan Pengadaan Langsung Jasa Konsultansi adalah metode pemilihan untuk mendapatkan Penyedia Jasa Konsultansi yang bernilai paling banyak Rp. 100.000.000,00 (seratus juta rupiah).e-Purchasing (Pembelian secara Elektronik) adalah tata cara pembelian barang/jasa melalui sistem katalog elektronik atau Toko Daring. Agen Pengadaan (AP) adalah UKPBJ atau Pelaku Usaha yang melaksanakan sebagian atau seluruh pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa yang diberi kepercayaan oleh K/L/PD sebagai pihak pemberi pekerjaan. Pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dilakukan melalui metode: a. e-Purchasing; b. Pengadaan Langsung; c. Penunjukan Langsung; d. Tender Cepat; dan e. Tender.
Selanjutnya Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) menetapkan di dalam PLKPP 12/21 bahwa Pokja Pemilihan/Pejabat Pengadaan menyusun Dokumen Pemilihan berdasarkan dokumen persiapan pengadaan yang ditetapkan oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan telah direviu oleh Pokja Pemilihan/Pejabat Pengadaan yaitu dokumen tabel 1 berikut:
Setelah Dokumen ditetapkan PPK dan direviu Pokja, maka dokumen ini dijadkan Dasar bagi Pokja untuk lanjut ke Penetapan Dokumen Pemilihan sebagai berikut:
I. Dokumen Kualifikasi.
Pokja Pemilihan/Pejabat Pengadaan menyusun Dokumen Kualifikasi yang memuat informasi dan ketentuan tentang persyaratan kualifikasi Penyedia, digunakan sebagai pedoman oleh Pokja Pemilihan/Pejabat Pengadaan dan Peserta untuk memenuhi dipersyaratkan. Dokumen Kualifikasi paling sedikit memuat:
Tabel 2. Muatan Minimal Dokumen Kualifikasi
Untuk pemilihan Penyedia dengan prakualifikasi, Dokumen Kualifikasi disampaikan sebelum penyampaian penawaran. Untuk pemilihan Penyedia dengan pascakualifikasi, Dokumen Kualifikasi disampaikan bersamaan dengan Dokumen Tender/Seleksi.
II. Dokumen Tender/Seleksi/Penunjukan Langsung/Pengadaan Langsung.
1. Dokumen Tender/Tender Cepat/Pengadaan Langsung.
Pokja Pemilihan menyusun Dokumen Tender/Penunjukan Langsung yang memuat paling sedikit meliputi:
Tabel 3. Muatan Minimal Dokumen Tender/penunjukan langsung.
2. Dokumen Seleksi/Penunjukan Langsung.
Pokja Pemilihan menyusun Dokumen Seleksi/Penunjukan Langsung yang paling sedikit meliputi:
Tabel 4. Muatan Minimal Dokumen Seleksi/Penunjukan Langsung
Dokpil adalah sekumpulan beberapa dokumen tertentu dimana Kepala LKPP telah membuat ketentuan muatan minimal yang harus dikandung oleh Dokpil tersebut dalam lampiran I, II dan III PLKPP 12/21 sebagaimana ditunjukkan pada tabel diatas, namun lampiran tersebut masih bersifat judul Dokumen yang isinya belum konkret.
Pada Pedoman Pelaksanaan PBJ melalui Penyedia terdapat tahapan Persiapan Pemilihan Penyedia melalui Tender/seleksi dimana pada tahapan ini terdapat sub tahapan penyusunan dokpil, sub tahapan ini harus mengacu kepada Model (contoh) yang dilampirkan pada lampiran IV, V dan VI. Namun Kepala Lembaga juga mengizinkan Pengguna Anggaran maupun kuasanya atas dasar pertimbangan untuk mengatasi kekosongan hukum dan/atau stagnasi pemerintahan guna kemanfaatan dan kepentingan umum untuk melakukan penyesuaian diluar dari pedoman pelaksanaan PBJ, dalam hal ini muatan yang dapat dirubah adalah terkait :
- Prosedur PBJ
- Tata cara PBJ
- Tahapan pada tahap :
- persiapan pengadaan,
- persiapan pelaksanaan pemilihan,
- pelaksanaan pemilihan dan/atau
- pelaksanaan pekerjaan untuk barang/jasa.
Menurut Undang-Undang nomor 30 tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan yang telah diubah oleh Pasal 175 Undang-Undang nomor 11 tahun 2020 tentang Cipta Kerja (UU 30/14') bahwa Keputusan Administrasi Pemerintahan yang juga disebutkan Keputusan Tata Usaha Negara atau Keputusan Administrasi Negara yang selanjutnya disebut Keputusan adalah ketetapan tertulis yang dikeluarkan oleh Badan dan/atau Pejabat Pemerintahan dalam penyelenggaraan pemerintahan. Badan dan/atau Pejabat Pemerintahan adalah unsur yang melaksanakan Fungsi Pemerintahan, baik di lingkungan pemerintah maupun penyelenggara negara lainnya. Fungsi Pemerintahan adalah fungsi dalam melaksanakan Administrasi Pemerintahan yang meliputi fungsi pengaturan, pelayanan, pembangunan, pemberdayaan, dan pelindungan. Dapat disimpulkan bahwa penetapan Dokpil adalah Keputusan Tata Usaha Negara atau Keputusan Administrasi Negara. Status ini menarik dan akan dibahas pada artikel berikutnya apabila ada keberatan dari masyarakat yang terdampak atas putusan tersebut.
